Nieprawidłowe przydzielenie czasu w ciągu dnia roboczego może prowadzić do przepracowania i zespołu chronicznego zmęczenia. Przestrzeganie prostych zasad pozwoli Ci efektywniej wykorzystać czas pracy.
Sukces i kariera często zależą od zarządzania czasem, umiejętności planowania czasu. Nie jest tajemnicą, że niektórym udaje się zrobić wszystko w miejscu pracy i terminowo opuścić służbę, podczas gdy inni ciągle pozostają w biurze do późna i odrabiają zadania domowe. Wielu zna ciągły pośpiech, stos zadań i zadań, niemożność skoncentrowania się na bieżącym zadaniu z powodu ogromnej ilości pracy. Rezultatem długiej pracy i kłopotów czasowych jest przepracowanie.
Aby właściwie zorganizować swoje działania, musisz:
- Dokonaj inwentaryzacji czasu w ciągu kilku dni roboczych i zwróć uwagę na brak jasnego harmonogramu, nieterminowe wykonanie zadań, zakłócenia spowodowane przez odwiedzających i rozmowy telefoniczne.
- Analizuj tymczasowe straty. Gdzie spędzono więcej czasu niż to konieczne do wykonania określonego zadania. Ile czasu spędzono na telefonie, czy wszystkie rozmowy na telefonie były skoncentrowane, czy też były przeplatane rozmowami na inne tematy. Jak często w ciągu dnia komunikowano się z ludźmi jedzącymi czas. Jakie zachowanie zachodziło w nieprzewidzianych sytuacjach: bezcelowa próżność lub szybka reakcja?
- Zadaj pytanie „Czy kocham swoją pracę?”. Żadna praca nie może być wykonana szybko i dobrze, jeśli jesteś z niej oburzony.
Od czego zacząć
- Określ cel, aby nie zgubić się w drobiazgach i zrozumieć, gdzie się poruszać.
- Zrób plan: 60% - planowany czas, 20% - nieprzewidziany czas, 20% - spontaniczny czas. Konieczne jest podzielenie nadchodzących spraw na długoterminowe, średnio- i krótkoterminowe. Zaplanuj tylko taką liczbę zadań, z którą naprawdę można sobie poradzić.
- Rozpoczęcie pamiętnika jest najważniejszym sposobem samozarządzania, dobrym narzędziem do planowania i kontroli. Konieczne jest dostosowanie planów i ich zmiana, jeśli okażą się one niemożliwe.
- Przestrzegać zasady pierwszeństwa. Priorytetyzuj. Ważne zadania, które należy odłożyć na jakiś czas. Testuj połączenia, instrukcje, listy i inne drobne sprawy do maksimum, aby wykonać je natychmiast.
- Naucz się mówić „nie” współpracownikowi, który prosi o wykonanie pracy za niego, jeśli: może to zrobić sam; terminy mogą czekać; miał wykonać zadanie wczoraj.
- Postępuj zgodnie z zasadami dotyczącymi rozpoczynania dnia, jego głównej części i końca dnia. Zasady na początku dnia: wstać po przebudzeniu w pozytywnym nastroju, bez kołysania; dokładnie sprawdź plan pracy na dany dzień; wykonywać wszystkie złożone i ważne zadania rano; najpierw rozwiąż kluczowe zadania. Zasady głównej części dnia: odrzucaj dodatkowe pilne sprawy; Unikaj nieplanowanych działań impulsywnych zatrzymuj się w odpowiednim czasie, obserwuj zmierzone tempo; wykonywać małe podobne zadania w szeregu; racjonalnie dopełnij tego, co się zaczęło; kontrolować czas i plany. Zasady wypełniania dnia roboczego: aby zakończyć biznes zaplanowany na ten dzień; kontrolować wyniki i samokontrolę; sporządzić plan na następny dzień.